項目管理部推出《項目組早晚例會管理辦法》
發(fā)布時間：2018-5-25 18:04:00
自從2017年以來，公司業(yè)務(wù)飛速發(fā)展，市場不斷傳來喜訊，在智慧礦山領(lǐng)域更是與多家大型礦企達成合作關(guān)系，公司上下全力以赴為實現(xiàn)團隊三五規(guī)劃目標奮力拼搏。與此同時，如何有效提升公司管理水平，打造一支高效的項目管理團隊就成為現(xiàn)階段公司急需面對和解決的問題。
“公司部門管理自查”“管理中的七大浪費”“禪道管理系統(tǒng)的應(yīng)用”等多個提升管理水平，打造高效管理團隊的活動與學(xué)習(xí)在公司陸續(xù)開展。5月25日，項目管理部又推出一項例會管理制度《項目組早晚例會管理辦法》，以此來提升公司項目管理水平。
制度中提到：
開會 + 不落實 = 零
布置工作 + 不檢查 = 零
抓住不落實的事 + 追究不落實的人 = 落實
項目管理部用簡練的語言說明了一個問題，開會是要達到管理目的，而不是為了開會而開會。制度中還要求“項目組對會議必須做到高效開會和結(jié)論落實與跟蹤?！笨梢婍椖抗芾聿柯鋵嵵贫鹊臎Q心。
制度中對早例會、晚例會的會議形式做了規(guī)定，對例會的記錄和跟蹤也做了詳細說明，形成了相關(guān)的責(zé)任考核辦法。
制度中提到，早例會任務(wù)布置原則不允許跨天，如果是跨天任務(wù)不得超過2天，并必須明確當(dāng)天任務(wù)完成的程度和標準；同時要求將任務(wù)寫到禪道項目管理系統(tǒng)的任務(wù)描述中；任務(wù)原則上不允許為多人，如果是多人任務(wù)，則必須明確主責(zé)任人和配合人，以及主責(zé)任人的完成標準和配合人的完成標準；任務(wù)需要與執(zhí)行人進行確認是否能夠完成；
制度中提到，晚例會是總結(jié)成果和問題：今日任務(wù)是否完成？進度如何？成果物是否達到布置時的標準？任務(wù)進行過程中有沒有遇到什么問題？任務(wù)為什么沒有完成或延遲？原因是什么？今天是否有臨時任務(wù)？內(nèi)容是什么？占用了多長時間？成果物情況？誰安排的？并由組內(nèi)成員輪流做《早晚例會會議記錄》；
在檢查方面，制度要求檢查實際成果物、禪道任務(wù)描述、晚例會匯報三者是否一致。
《項目組早晚例會管理辦法》制度的實施，進一步完善了公司項目管理細節(jié)，提升了公司項目管理水平，是公司提高管理效率，打造高標準管理團隊的一項重要舉措。
“管理”兩個字說起來很簡單，但做到真難。關(guān)于如何開會、開好會、開有效的會，有一個“會議庭院原則”值得我們一起學(xué)習(xí)借薦。
“會議庭院原則”記住一個英語單詞，PATIO，這個英語單詞的中文意思是“庭院”。這個單詞的每一個首字母代表會議的一個原則。
目的（Purpose）
議程（Agenda）
時間（Time）
信息（Information）
結(jié)果（Outcomes）
1、會議的目的（Purpose）。會議一定要有目的，而且這個目的應(yīng)該具體。有沒有想過，例會的目的是什么？通過跟進、細化、發(fā)現(xiàn)問題，改進，推進周度、月度、年度目標的實現(xiàn)。總之，目的應(yīng)該非常明確，不是為了開會而開會，是為了達成目標解決實際問題。
2、議程（Agenda）。會議都有一個議程，例會的議程相對固定，可以提高效率?？梢詠韨€三段論：（1）行動計劃目標的完成情況；（2）過程中好的方面及存在的問題，需要改進的地方；（3）新的行動計劃和目標、責(zé)任人。
3、時間（Time）。時間相對固定下來，在明確的議程和能達到目的前提下，要求嚴格控制時間?？梢栽陂_會之前商定具體完成時間，以便會議的高效。
4、信息（Information）。其實就是會議的內(nèi)容。會議內(nèi)容應(yīng)強化目標導(dǎo)向性，聚焦在行動計劃、目標和完成情況上。讀自己的流水賬，把日常工作都說了出來，這大大地浪費了時間。
5、結(jié)果（Outcomes）。會議要有結(jié)果，并不僅僅指記錄員寫的會議紀要，而是指會議上制定的行動計劃如何落實，目標和評價標準是什么？責(zé)任人是誰？資源保障是什么？總之是為了落地。發(fā)現(xiàn)問題，為下一步的改進提供基礎(chǔ)。
這五條原則，其中蘊含著PDCA的管理閉環(huán)過程，如果都做到了，就會使各項工作不斷得到改進和提升。
